La correcta utilización de herramientas de gestión de proyectos puede llevar al logro de proyectos exitosos, pero en muchos casos, la gestión falla y no se consiguen los resultados esperados.
Martínez Ambrosini
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.” (Guía PMBOK® 5th ed., página 3) según el Project Management Institute (PMI), que ha indicado en varios de sus estudios que las organizaciones que no prestan adecuada atención a la gestión eficiente de sus proyectos pueden llegar a gastar hasta 13 veces más que las que si lo realizan. ¿Cuántas organizaciones ejecutan proyectos que no terminan de dar los resultados esperados?
Primeramente, para que se desarrolle un proyecto, se debe establecer una estrategia, lo que lleva a que sea un esfuerzo único y temporal. Pero ocurre en ciertas ocasiones que un proyecto no se ajusta ni al tiempo ni a los costos planificados. Para considerar que el proyecto sea exitoso debe estar alineado con la estrategia y debe servirle a la organización, es decir, que genere valor a la organización, y a su vez, debería cumplir con su alcance, costos y tiempos estimados.
Errores en la gestión de los proyectos
La planificación y adecuada gestión de proyectos en las organizaciones depende de muchos aspectos, que si no se tienen en cuenta, llevan a fallas y no se obtienen los resultados deseables como fue mencionado anteriormente.
Todo proyecto tiene la necesidad de resolver un problema o una oportunidad para hacer algo mejor. La mayoría de los proyectos comienza con el diseño del producto final y en su realización se toman en cuenta los requisitos del cliente interno o externo, y lo que resulta factible dadas determinadas limitaciones. Resulta fundamental contar con la participación del cliente en el transcurso del proyecto para que sean mayores las probabilidades de éxito.
Por otro lado, y en referencia a los tiempos y recursos utilizados en la ejecución del proyecto, se detectan errores al diseñar una agenda o calendario de ejecución del proyecto, debido a que en ciertas ocasiones se ignoran pasos o etapas fundamentales o no se asigna suficiente tiempo a algunas tareas. La solución podría darse en revisar frecuentemente el calendario de ejecución del proyecto, determinando con claridad las tareas y asignando a cada una de ellas el tiempo necesario y reflejando la interrelación existente entre ellas.
Resulta fundamental para la ejecución del proyecto la correcta definición de las partes interesadas, quienes estarán involucrados o se verán afectados por la ejecución del proyecto, y que se les deberá comunicar el seguimiento del proyecto, utilizando como herramienta un plan de comunicaciones sólido, que va a resultar determinante para que se alcancen buenos resultados.
